So fügen Sie Dropdown-Listen in Google Sheets ein

Wenn viele Nutzer Daten in ein freigegebenes Google Sheet eingeben müssen, kann dies oft zu Verwirrung führen. Hier können Dropdown-Listen eine große Hilfe sein.

Wenn Sie nicht möchten, dass Teamkollegen zufällige Einträge eingeben, Tippfehler machen oder eine Formel durcheinander bringen, können Sie ihre Einträge validieren, indem Sie eine Dropdown-Liste erstellen, aus der sie auswählen können.

Dieser Artikel zeigt Ihnen alles, was Sie über das Erstellen von Dropdown-Listen in Google Sheets wissen müssen. Lass uns anfangen!

Verwenden der Datenvalidierung zum Einfügen von Dropdown-Listen

Sobald Sie das Google Sheet, an dem Sie arbeiten, geöffnet haben, ist das Einfügen einer Dropdown-Liste ganz einfach:

1. So fügen Sie einer Zelle eine Dropdown-Liste hinzu, „Rechtsklick“ drauf. Um mehrere benachbarte Zellen auszuwählen, fahren Sie mit Schritt 2 fort.
   
2. Zum Hinzufügen einer Dropdown-Liste zu mehreren benachbarten Zellen (horizontal oder vertikal), klicken Sie mit der linken Maustaste auf eine, verwenden Sie die „Umschalt + Pfeil“ Tasten, um sie alle auszuwählen (oder klicken Sie mit der linken Maustaste und markieren Sie sie mit der Maus) und klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf eine davon.
3. Zum Hinzufügen einer Dropdown-Liste zu mehreren nicht benachbarten Zellenhalt die „Strg“ drücken Sie die Taste, wählen Sie die Zellen aus und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine.
4. Wählen Sie im Kontextmenü aus „Weitere Zellaktionen anzeigen“ dann wähle „Datenvalidierung -> Kriterien.“
   
5. Wählen Sie das „Liste von Gegenständen“ Option für Elemente, die Sie erstellen oder „Liste aus einem Bereich“ Sie können Zellen als Elemente auswählen, je nachdem, was für Sie am besten geeignet ist.
   
6. Wenn Sie „Liste von Gegenständen„Fügen Sie Ihre Einträge mit Kommas und ohne Leerzeichen hinzu, z. B. „Genehmigt, Abgelehnt, Storniert“.
   
7. Wenn Sie „Liste aus einem Bereich„Wählen Sie die Zellen aus, die zu Ihren auswählbaren Einträgen werden sollen.
   
8. Fügen Sie als Nächstes ein Häkchen hinzu „Dropdown-Liste in Zelle anzeigen“ um einen Abwärtspfeil zu aktivieren. Wenn Sie möchten, dass Benutzer stattdessen tippen können, deaktivieren Sie einfach die Option.
   
9. Wenn Sie möchten, dass Personen Daten eingeben, aber eine Warnung sehen, wenn etwas nicht auf Ihrer Liste steht, wählen Sie „ „Warnung anzeigen.“
10. Um zu verhindern, dass Personen ungültige Elemente eingeben, die nicht in Ihrer Liste enthalten sind, wählen Sie aus „Eingabe ablehnen.“
11. Klicken „Speichern.“
    

So ändern Sie Ihre Dropdown-Liste

Um eine Dropdown-Liste zu ändern, befolgen Sie einfach diese Schritte:

1. Klicken Sie auf die Zelle(n), die Sie ändern möchten.
2. Klicken „Daten -> Datenvalidierung.“
3. Suchen Sie die aufgelisteten Einträge, bearbeiten Sie sie und klicken Sie auf „Speichern.“

So entfernen Sie eine Dropdown-Liste

Wenn Sie von vorne beginnen, die Dropdown-Liste verschieben oder entfernen müssen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf die Zelle(n), die Sie ändern möchten.
2. Klicken „Daten -> Datenvalidierung.“
3. Wählen „Validierung entfernen.“

Was ist Datenvalidierung?

Die Datenvalidierung ist eine Option in Google Sheets, mit der Sie Ihre Daten durch die Validierung von Elementen organisieren können. Sie können darauf zugreifen, indem Sie im Hauptmenü auf „Daten“ klicken und „Datenvalidierung“ auswählen. Am häufigsten wird es verwendet, um Dropdown-Listen in verschiedenen Zellen zu erstellen, die die Eingabe des Benutzers auf Übereinstimmung mit vorab ausgewählten Optionen überprüfen. Außerdem können Sie den Inhalt und das Design einer bestimmten Liste ändern.

Eine Möglichkeit, Daten zu validieren, besteht darin, Kriterien anzuwenden, die es Benutzern ermöglichen, einen vordefinierten Datentyp einzugeben, z. B. Zahlen, Daten oder Elementlisten.

So verwenden Sie die Datenvalidierung für Dropdown-Listen

1. Klicken Sie im Menü „Datenvalidierung“ auf „Kriterien.“
2. Markieren Sie die entsprechende(n) Art(en) von Gegenständen, die Ihre Teamkollegen betreten sollen.
3. Wenn Sie möchten, können Sie dem Eingabefeld genaue Elemente wie Zahlen, Formeln, Datumsangaben oder Wörter hinzufügen.
4. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Speichern.“

Arbeiten mit Dropdown-Listen

Wenn Sie oder jemand anderes das nächste Mal auf diese Dropdown-Zelle klicken, wird anstelle der Option, etwas einzugeben, die Liste der von Ihnen hinzugefügten Elemente angezeigt. Wenn Sie das Kontrollkästchen „Hilfetext zur Validierung anzeigen“ aktiviert haben, wird der von Ihnen eingegebene Text jedes Mal angezeigt, wenn jemand auf eine der validierten Zellen klickt.

Wenn Sie die Option „Warnung anzeigen“ ausgewählt haben, löst die Eingabe ungültiger Daten eine rote Markierung in der oberen rechten Ecke der Zelle aus und enthält eine Warnung, wenn Sie mit der Maus darüber fahren.

Wenn Sie die Option „Eingabe ablehnen“ ausgewählt haben, erhalten die Benutzer außerdem eine Popup-Warnung und können die ungültigen Elemente nicht speichern.

Verwenden von Farben zum Sortieren von Daten in einer Dropdown-Liste

Wenn Sie die Navigation durch Ihr Blatt erleichtern und einer Dropdown-Liste einige Farben hinzufügen möchten, können Sie „Bedingte Formatierung“ verwenden.

1. Wählen Sie die Zellen aus, die die gewünschte Dropdown-Liste in einer bestimmten Farbe enthalten.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie aus „Bedingte Formatierung,“ dann wähle „Einfarbige“ oder „Farbskala.“
3. Wählen Sie im Abschnitt „Formatierungsstil“ eine Farbe oder Skala aus.
4. Klicken „Erledigt“ (oder „Eine weitere Regel hinzufügen.“)

Was können Sie sonst noch mit der Datenvalidierung tun?

Zusätzlich zum Hinzufügen von Dropdown-Listen zu Ihren Blättern können Sie die Datenvalidierung für andere Zwecke verwenden, darunter:

1. Verfolgen zukünftiger Aufgaben. Wählen Sie bei der Datenvalidierung die Option „Datumsangaben“, legen Sie die bedingte Formatierung wie oben erläutert fest und richten Sie sie so ein, dass alle Elemente, die ein bestimmtes Datum enthalten, automatisch ausgegraut werden.
2. Werte für Kontrollkästchen festlegen. Wenn Sie Kontrollkästchen zu einer Dropdown-Liste hinzufügen, können Sie ihnen Werte wie „Ja“ oder „Nein“ zuweisen.
   1. Wählen Sie im Menü „Daten“ die Option „Datenvalidierung“.
   2. Wählen Sie unter Kriterien die Option „Kontrollkästchen“ aus.
   3. Wählen Sie „Benutzerdefinierte Zellwerte verwenden“ und geben Sie „Ja“, „Nein“ oder was auch immer Sie möchten ein.
3. Verhindern Sie, dass andere Personen mit Ihren Skripten oder Formeln herumspielen. Verwenden Sie die Option „Eingabe ablehnen“, um alle Zellen zu sperren, die intakt bleiben sollen.

Machen Sie einen Unterschied mit Dropdown-Listen

Mit der Option zum Einfügen von Dropdown-Listen, zum Validieren von Daten und vielem mehr ist Google Sheets eine großartige kostenlose Alternative zu Microsoft Excel. Mit der Datenvalidierung können Sie die Werte innerhalb einer Zelle auf einen Bereich oder eine Liste von Elementen beschränken, die Sie je nach Bedarf definieren, ändern oder löschen können. Während Ihre Teamkollegen ihre Daten einfügen und zu Ihrem Projekt beitragen können, können Sie verhindern, dass sie ein freigegebenes Blatt durcheinander bringen.